Cuando se trata de administrar el dinero en nombre de los clientes, los abogados deben comprender y seguir las pautas de contabilidad del fideicomiso de abogados. Una cuenta fiduciaria para abogados es una cuenta bancaria especial en la que los fondos de los clientes se mantienen seguros hasta el momento de retirarlos. Esto incluye los honorarios no devengados, los fondos de liquidación, los costos anticipados y las tasas judiciales. También se conoce como cuenta de fondos para clientes o cuenta fiduciaria para abogados.
El uso de una cuenta fiduciaria para abogados es una buena idea de negocio para los abogados que tienen dinero como anticipo (o cualquier otro tipo de dinero) en nombre de un cliente para su caso. La primera regla fundamental en la administración de fondos fiduciarios o en garantía es que deben mantenerse intactos en un fideicomiso o cuenta fiduciaria debidamente denominados. Por ejemplo, algunas jurisdicciones pueden exigir que los abogados depositen en una cuenta fiduciaria para abogados cualquier parte de una cuota fija que aún no se haya devengado. Desde la creación de la IOLTA, los abogados que administran fondos nominales o a corto plazo de clientes que no pueden generar ingresos netos para el cliente han depositado estos fondos en una única cuenta fiduciaria común que devenga intereses.
Cuando abra una cuenta fiduciaria para abogados, también conocida como cuenta IOLTA, debe designarla explícitamente como tal en su banco. Los fondos que pertenezcan en parte a un cliente y en parte al abogado, presente o potencial, también deben depositarse en la cuenta fiduciaria del abogado. En algunas jurisdicciones, no es obligatorio depositar los fondos de los clientes en una cuenta fiduciaria de un abogado, mientras que en otras, los abogados pueden depositar los fondos directamente en la cuenta operativa del bufete de abogados, siempre y cuando los fondos ya se hayan obtenido. Hacer un seguimiento de los fideicomisos de los clientes puede resultar complicado si las cuentas se administran para varios clientes.
Afortunadamente, existen soluciones de software de facturación legal, como Smokeball, que proporcionan la contabilidad de cuentas fiduciarias, por lo que nunca cabe duda de cuánto dinero tiene un cliente en su cuenta fiduciaria. Es una buena práctica empresarial preparar una conciliación mensual de los saldos del libro mayor fiduciario, los diarios de recibos y desembolsos, la chequera de las cuentas bancarias y los extractos bancarios. Tome las historias de terror de otras personas sobre los fracasos de la contabilidad de la administración fiduciaria como cuentos con moraleja y utilice sus aprendizajes para informar sus propios procesos de contabilidad de la administración fiduciaria. Sin embargo, las reglas sobre qué dinero se puede combinar o conservar pueden llegar a ser complejas, por lo que si hay alguna duda sobre a dónde deben ir los fondos del cliente, depositarlos en la cuenta fiduciaria de un abogado es la decisión más inteligente.
Cuando se trata de administrar el dinero en nombre de los clientes, los abogados deben entender y seguir las pautas de contabilidad del fideicomiso de abogados. Es esencial guardar el dinero que no es suyo en una cuenta separada para no gastarlo accidentalmente. La IOLTA permite a los abogados depositar fondos en cuentas fiduciarias que devengan intereses. Y las soluciones de software de facturación legal, como Smokeball, proporcionan contabilidad de cuentas fiduciarias, por lo que nunca cabe duda de cuánto dinero tiene un cliente en su cuenta fiduciaria.
